Tag Archives: Excel

04 cách tách Tên từ cột Họ Và Tên trong Excel

A. Ý nghĩa của việc tách Tên trong Excel

Tách phần tên ra một cột riêng từ cột Họ Và Tên đầy đủ để tiện cho việc sắp xếp tên theo thứ tự ABC, vì mặc định khi sắp xếp Excel sẽ sắp xếp theo thứ tự ưu tiên từ trái sang phải nên phần Họ sẽ được ưu tiên sắp xếp.

B. Cách thực hiện

Hiện có 04 cách thực hiện được công việc này, tùy kỹ năng Excel của bạn có thể chọn cách phù hợp nhất. Cách 1 là dễ nhất và hy vọng ai cũng có thể làm được.

Cách 1: Dùng công cụ tìm và thay thế (Replace) của Excel

  1. Tạo 2 cột Họ đệmTên
  2. Copy cột gốc đầy đủ sang cột tên
  3. Chọn cột tên, chọn chức năng tìm kiếm và thay thế (CTRL + H)

– Tìm: “* “ -> Từ và khoảng cách sau từ

– Thay: “” -> Thay bằng trống (tức xóa đi hết phần trước, chỉ giữ lại từ cuối cùng)

  1. Cột Họ đệm: dùng hàm LEFT lấy đến trước phần tên

C2= LEFT(B2, LEN(B2) – LEN(D2) -1 )

(Ví dụ: B2 là cột họ và tên đầy đủ, C2: họ đệm, D2: tên được tách ở bước 3)

Sử dụng Tìm kiếm và Thay thế (Replace) trong Excel

Cách 2: Dùng kết hợp các hàm FIND, SUBSTITUDE, LEN, RIGHT

  1. Tạo 2 cột Họ đệm (C)Tên (D), tạo xong để trống
  2. Cột Tên:

D2 =  RIGHT(B2,LEN(B2)-FIND(“#”,SUBSTITUTE(B2,” “,”#”,LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(B2,” “,””)))))

-> Công thức này khá lằng nhằng nếu bạn nào muốn hiểu có thể nôm na như sau:

Tên sẽ là từ cuối cùng (phải cùng) nên dùng Hàm RIGHT để lấy từ sau ký tự CÁCH cuối cùng trở đi.

– Nên khó nhất là làm sao xác định được <Vị trí của  ký tự CÁCH cuối cùng>, cách tìm như sau:

+ Xác định <Số ký tự CÁCH> trong chuỗi:  = LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(B2,” “,””)

+ Đánh dấu ký tự CÁCH cuối bằng dấu “#”:  = SUBSTITUTE(B2,” “,”#”, <Số ký tự CÁCH> )
+ Tìm được <Vị trí của  ký tự CÁCH cuối cùng>: = FIND(“#”, <Chuỗi đã đánh dấu #>)

– Sau khi tìm được Vị trị CÁCH cuối cùng thì lấy được Tên: RIGHT(B2,LEN(B2) – <Vị trí CÁCH cuối cùng)

3. Cột Họ đệm: dùng hàm LEFT lấy đến trước phần tên (giống cách 1)

C2= LEFT(B2, LEN(B2) – LEN(D2) -1 )

Sử dụng kết hợp các Hàm: SUBSTITUTE, FIND, RIGHT, LEN củ Excel

Cách 3: sử dụng Flash Fill của Excel (2013 trở lên)

Thêm 2 cột “Họ Đệm” và “Tên” sau cột họ và tên đầy đủ

– Dòng đầu tiên nhập MẪU để Excel làm theo

+ Họ: nhập “Bùi Kiều

+ Tên: nhập “Chinh

– Cho con trỏ vào ô đầu tiên của cột Tên, chọn Data -> Flash fill

– Cho con trỏ vào ô đầu tiên của cột Họ, chọn Data -> Flash fill

Sử dụng Flash Fill của Excel

Cách 4:  Dùng VBA viết hàm UDF để sử dụng trong Excel

VBA thì bạn có thể viết theo ý của bạn được, nên ở đây Admin chỉ ví dụ một hàm tự viết (UDF: User Define Function) để lấy tên.

 ‘ Ví dụ: Code VBA cho hàm UDF_LayTen

Function UDF_LayTen(HoVaTen As String) As String

Dim i As Integer

HoVaTen = Trim(HoVaTen)

i = Len(HoVaTen)

While i > 0

If Mid(HoVaTen, i, 1) = ” ” Then

GoTo Done

End If

i = i – 1

Wend

Done:

UDF_LayTen = Right(HoVaTen, Len(HoVaTen) – i)

End Function

Sử dụng: gọi hàm UDF giống hàm Excel

D2= UDF_LayTen(B2)

Dùng VBA viết hàm UDF để sử dụng trong Excel

***
Các khóa học & lịch khai giảng xem chi tiết thêm:
https://trungtamtinhocvt.com
***
Đăng ký học online:
https://tinhocvt.com/DangKyHocTinHocVanPhong.aspx?from=PExcel

***

Cảm ơn Bạn đã đọc bài viết.

 

Nội dung khóa Tin học văn phòng Word + Excel (K15)

Trung tâm tin học VT đào tạo theo phương pháp hướng dẫn thực hành trực tiếp theo khả năng của từng học viên, giúp học viên học được thoải mái và hiệu quả. Nội dung học sẽ nặng về thực hành thực tế đảm bảo học viên học xong có thể làm thực tế được.

Sau khóa học Tin học văn phòng K15 (K11+K12) học viên có thể:

  • Làm  thành thạo các văn bản thực tế như hợp đồng, công văn, báo giá, đơn từ, phiếu điền thông tin…
  • Tự làm được hoàn thiện một văn bản dài như: đồ án tốt nghiệp, đề án khả thi, hồ sơ dự thầu, kế hoạch kinh doanh…
  • Biết cách trộn văn bản để làm giấy mời hoặc gửi mail cùng lúc cho nhiều bạn bè, khách hàng…
  • Nắm rõ và vận dụng thành thạo đa số các hàm thông dụng trong Excel như các hàm thống kê (sum, count. max, min), các hàm có điều kiện (sumif, countif), các hàm điều kiện (if, and, or), các hàm tra tìm (hlookup, vlookup, match, index), các hàm database (dsum, dmin, dmax), các hàm chuỗi và ngày…
  • Làm được các bảng tính tính toán như: bảng lương, bảng nhập xuất tồn, bảng dự toán, sổ sách bán hàng, sổ sách kế toán…
  • Thành thạo vẽ các dạng biểu đồ phân tích và thống kê
  • Thành thạo các thao tác liên quan dữ liệu như sắp xếp, lọc, rút trích,  phân tích dữ liệu đa chiều (PIVOT Table)…
  • Thành thạo việc thiết lập trang, vùng in và in ấn tài liệu và bảng tính.

Nội dung đào tạo của khóa tin học văn phòng K15 sẽ như sau:

1. Nội dung đào tạo Word (10 buổi)

VT_Word_200

Buổi 1

  • Giới thiệu chung: mục đích khóa học, cách thức học
  • Giới thiệu tổng quát về máy tính, phần mềm
  • Giới thiệu màn hình Word 2010
  • Thao tác với tập tin Word: New, Save, Save as, Close, Open
  • Cách thức nhập liệu
  • Các phím & tổ hợp phím
  • Định dạng font chữ
  • Định dạng đoạn – Paragraph cơ bản (đầu dòng, left, right)
  • Thực hành

Buổi 2

  • Định dạng đoạn nâng cao: đóng khung, màu nền, khoảng cách dòng, khoảng cách đoạn
  • Cách thức đặt TAB
  • Bullets & Number
  • Thực hành

Buổi 3

  • Chèn ảnh có sẵn (picture)
  • Chèn ảnh nghệ thuật (ClipArt)
  • Chèn hình vẽ (Shape)
  • Chèn biểu đồ (Chart)
  • Chụp hình màn hình (Screenshot)
  • Thực hành

Buổi 4

  • Chữ nghệ thuật (WordArt)
  • Hộp văn bản (Text Box)
  • Công thức toán học (Equation)
  • Thực hành

Buổi 5

  • Tạo ký tự HOA đầu đoạn văn (Drop Cap)
  • Tạo cột báo
  • Chèn các ký tự đặt biệt (Symbol)
  • Tạo Bookmark, Hyperlink, Reference
  • Header/Footer: tạo đầu trang, cuối trang
  • Thao tác với trang (Page): kích thước, hướng, thêm, xóa…
  • Thực hành

Buổi 6

  • Tạo bảng
  • Thao tác trên bảng: chọn, thêm, bớt hàng/cột/ô, căn lề…
  • Trang trí: đóng khung, chọn kiểu bảng…
  • Thực hành

Buổi 7

  • Lý thuyết (Style & Index)
  • Tạo stype
  • Gán style
  • Style & Bullets and number
  • Làm mục lục cho tài liệu (Table of Contents)
  • Thực hành

Buổi 8

  • Template
  • Tìm kiếm và thay thế
  • Kiểm tra chính tả
  • Track sự thay đổi
  • Thêm ghi chú (Comment)
  • Review tài liệu
  • Mật khẩu bảo vệ (Pass)
  • Show/Hide ký tự đặc biệt
  • Thực hành (tổng hợp và nâng cao)

Buổi 9

  • Lý thuyết (Mail Merge)
  • Tạo dữ liệu nguồn
  • Tạo mẫu
  • Trộn
  • Thực hành (tổng hợp và nâng cao)

Buổi 10

  • Tạo màu nền
  • Đóng khung
  • Watermark
  • Footnote và Endnote
  • Thiết lập trang in
  • In ấn
  • Thực hành (tổng hợp và nâng cao)

2. Nội dung đào tạo Excel (10 buổi)

VT_Excel_200

Buổi 1

  • Giới thiệu chung Excel
  • Các thành phần trong màn hình Excel
  • Workbook/Worksheet/Row/Col/Cell
  • Thao tác với tập tin Word: New, Save, Save as, Close, Open
  • Các kiểu dữ liệu
  • Công thức đơn giản
  • Đóng khung
  • Định dạng Font
  • Thực hành

Buổi 2

  • Công thức và Hàm
  • Hàm IF, biểu thức điều kiện
  • Hàm RANK
  • Hàm thống kê: SUM, MAX, MIN, AVG, COUNT
  • Thực hành

Buổi 3

  • Biểu thức logic
  • Các phép toán quan hệ AND và OR
  • Sử dụng IF với AND và OR

Buổi 4

  • Địa chỉ tương đối
  • Địa chỉ tuyệt đối/Hỗn hợp
  • Hàm tra cứu VLOOKUP, HLOOKUP
  • Thực hành

Buổi 5

  • Lý thuyết
  • Hàm INDEX, MATCH, OFFSET
  • Hàm liên quan đến chuỗi: LEFT, RIGHT, MID…
  • Thực hành

Buổi 6

  • Sắp xếp
  • Lọc tự động (Auto Filter)
  • Lọc nâng cao (Advanced Filter)
  • Tổng theo nhóm (SubTotal)
  • Thực hành

Buổi 7

  • Database trong excel
  • Vùng điều kiện
  • Các hàm database: DSUM, DMAX, DAVERAGE, DMAX, DCOUNT
  • Thực hành

Buổi 8

  • Đồ thị
  • Vẽ đồ thị trong Excel
  • Thay đổi, định dạng đồ thị
  • Đồ thị đặc biệt Sparklines, Trendline…
  • Thực hành (Tổng hợp và nâng cao)

Buổi 9

  • Phân tích dữ liệu?
  • Tạo dữ liệu nguồn
  • Phân tích bằng Pivot table
  • Làm sạch dữ liệu (Data Cleaning)
  • Thực hành (Tổng hợp và nâng cao)

Buổi 10

  • Định dạng theo điều kiện (Conditional Formating)
  • Kiểm tra hợp lệ dữ liệu (Data Validation)
  • Xem lại /Duyệt nội dung (Review)
  • In ấn
  • Thực hành (Tổng hợp và nâng cao)

 

Nội dung khóa học bảng tính Excel (K12)

Trung tâm tin học VT đào tạo theo phương pháp hướng dẫn thực hành trực tiếp theo khả năng của từng học viên, giúp học viên học được thoải mái và hiệu quả. Nội dung học sẽ nặng về thực hành thực tế đảm bảo học viên học xong có thể làm thực tế được.

Sau khóa học bảng tính Excel K12 học viên có thể:

  • Nắm rõ và vận dụng thành thạo đa số các hàm thông dụng trong Excel như các hàm thống kê (sum, count. max, min), các hàm có điều kiện (sumif, countif), các hàm điều kiện (if, and, or), các hàm tra tìm (hlookup, vlookup, match, index), các hàm database (dsum, dmin, dmax), các hàm chuỗi và ngày…
  • Làm được các bảng tính tính toán như: bảng lương, bảng nhập xuất tồn, bảng dự toán, sổ sách bán hàng, sổ sách kế toán…
  • Thành thạo vẽ các dạng biểu đồ phân tích và thống kê
  • Thành thạo các thao tác liên quan dữ liệu như sắp xếp, lọc, rút trích,  phân tích dữ liệu đa chiều (PIVOT Table)…
  • Thành thạo việc thiết lập trang, chọn vùng in và in ấn các bảng tính.

Nội dung đào tạo Excel K12 (10 buổi)

VT_Excel_200

Buổi 1

  • Giới thiệu chung Excel
  • Các thành phần trong màn hình Excel
  • Workbook/Worksheet/Row/Col/Cell
  • Thao tác với tập tin Word: New, Save, Save as, Close, Open
  • Các kiểu dữ liệu
  • Công thức đơn giản
  • Đóng khung
  • Định dạng Font
  • Thực hành

Buổi 2

  • Công thức và Hàm
  • Hàm IF, biểu thức điều kiện
  • Hàm RANK
  • Hàm thống kê: SUM, MAX, MIN, AVG, COUNT
  • Thực hành

Buổi 3

  • Biểu thức logic
  • Các phép toán quan hệ AND và OR
  • Sử dụng IF với AND và OR

Buổi 4

  • Địa chỉ tương đối
  • Địa chỉ tuyệt đối/Hỗn hợp
  • Hàm tra cứu VLOOKUP, HLOOKUP
  • Thực hành

Buổi 5

  • Lý thuyết
  • Hàm INDEX, MATCH, OFFSET
  • Hàm liên quan đến chuỗi: LEFT, RIGHT, MID…
  • Thực hành

Buổi 6

  • Sắp xếp
  • Lọc tự động (Auto Filter)
  • Lọc nâng cao (Advanced Filter)
  • Tổng theo nhóm (SubTotal)
  • Thực hành

Buổi 7

  • Database trong excel
  • Vùng điều kiện
  • Các hàm database: DSUM, DMAX, DAVERAGE, DMAX, DCOUNT
  • Thực hành

Buổi 8

  • Đồ thị
  • Vẽ đồ thị trong Excel
  • Thay đổi, định dạng đồ thị
  • Đồ thị đặc biệt Sparklines, Trendline…
  • Thực hành (Tổng hợp và nâng cao)

Buổi 9

  • Phân tích dữ liệu?
  • Tạo dữ liệu nguồn
  • Phân tích bằng Pivot table
  • Làm sạch dữ liệu (Data Cleaning)
  • Thực hành (Tổng hợp và nâng cao)

Buổi 10

  • Định dạng theo điều kiện (Conditional Formating)
  • Kiểm tra hợp lệ dữ liệu (Data Validation)
  • Xem lại /Duyệt nội dung (Review)
  • In ấn
  • Thực hành (Tổng hợp và nâng cao)

💡 Hãy chia sẽ nội dung cho bạn bè qua Facebook của bạn bằng cách kích vào nút Like bên dưới.  [watushare-buttons]